Написать письмоНа главную
 
Статьи
17.12.2007 Порядок принятия расходов на ГСМ на затраты (из цикла типовых ошибок, выявляемых в ходе аудиторских проверок).

Несмотря на изученность и широкое освещение данного вопроса в периодической печати и специальной литературе при проведении аудиторских проверок регулярно выявляются нарушения порядка оформления документов, подтверждающих факт эксплуатации транспортных средств и ГСМ в производственных целях.

***

В ходе проверок устанавливаются факты:

  • списания ГСМ производится по общим актам в конце месяца;
  • не подписание актов на списание ГСМ комиссией и не утверждение их директором;
  • списание масел по фактическому приобретению без применения норм расхода;
  • составление отчетов о расходе топлива на каждую автомашину, при том, что расход топлива в разрезе водителей не ведется;
  • не оформление или оформление с нарушением путевых листов на легковые автомобили (не заполнение всех обязательных реквизитов: порядкового номера, движение горючего, подробного маршрута следования).

Следует отметить, что ненадлежащее оформление первичных оправдательных документов, подтверждающих фактическое использование автомобиля в производственной деятельности, а, следовательно, и потребленного ГСМ может привести к формированию у налоговых органов при проведении выездной налоговой проверки мнения о необоснованном уменьшении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и невозможности отнесения расходов по ГСМ в состав затрат на производство продукции (работ, услуг).

***

Чтобы стоимость потребленных в производстве ГСМ учитывалась в составе затрат на производство, необходимо документально подтвердить их расходование оправдательными документами (путевым листом).

Путевой лист выписывается только на один день (сутки) диспетчером или уполномоченным лицом. В исключительных случаях путевой лист может выписываться на больший срок (при направлении работника в командировку или спецзадание). Согласно требованиям нормативных документов в путевом листе должны быть заполнены следующие обязательные реквизиты: порядковый номер, дата составления, печать организации, пробег автотранспортного средства, марка автомобиля, количество горючего, четкий (подробный) маршрут следования, показания спидометра и время при въезде и выезде и возвращении в гараж и подпись лица, выпускающего автотранспортное средство на маршрут.

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» в целях бухгалтерского учета могут быть приняты только затраты, подтвержденные первичными учетными документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства.

При списании ГСМ в состав затрат на выполнение работ, а также в целях подтверждения правильности и правомерности отнесения стоимости ГСМ в расходы, связанные с производством и реализацией в целях налогообложения прибыли кроме организационно-распорядительного документа, утвержденный Приказом руководителя, содержащий сведения о нормах и порядке списания ГСМ и журнала учета движения путевых листов (Ф. №8) для учета движения путевых листов необходимо оформлять следующие документы:

  • путевые листы, оформленные надлежащим образом.
  • журнал снятия показаний спидометра, который целесообразно вести материально ответственному лицу в целях учета показаний спидометра;
  • карточки учета расхода топлива автомобилем;
  • накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный месяц.

Подтверждением производственной направленности осуществленных расходов будет служить оформленный в установленном порядке путевой лист, являющийся основанием для списания ГСМ на издержки производства.

Основываясь на требованиях нормативных документов, в путевом листе должен быть обязательно определен маршрут следования автомобиля. На сегодняшний день уже имеют место ряд прецедентов, связанных с требованиями налоговых органов об исключении из себестоимости сумм списанного на себестоимость ГСМ при отсутствии в путевом листе подробно расписанного маршрута следования автомобиля.

Бухгалтеру необходимо помнить, что согласно Постановлению Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. №78 путевой лист легкового автомобиля формы №3 действителен только на один день или смену. В качестве обязательных реквизитов в путевом листе должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации.

Согласно требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, расходами в целях налогообложения признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты.

В целях налогового учета расход топлива должен подтверждаться соответствующим образом оформленными первичными документами о производственной направленности поездки автотранспорта.


Назад